Когда и какие документы нужно оформить при приеме на работу?
В течение 3 рабочих дней со дня, когда работник начал выполнять свои трудовые обязанности, с ним нужно подписать трудовой договор.
Оформить трудовой договор можно и до допуска работника к работе, то есть сразу после того, как принято решение о приеме на работу. При этом в договоре надо указать дату начала работы, то есть день, с которого работник должен приступить к выполнению своих обязанностей. Эта дата может быть и более поздняя чем день подписания (заключения) трудового договора. Если в этот день работник на своем рабочем месте не появится, то независимо от причины, по которой это произошло, трудовой договор можно аннулировать.
Трудовой договор оформляется в двух экземплярах — для работодателя и для работника. На экземпляре трудового договора работодателя работник обязательно должен расписаться в том, что он получил свой экземпляр договора.
До подписания трудового договора надо ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.
Если трудовой договор не будет оформлен вовремя, то при проверке ГИТ может оштрафовать одновременно:
— организацию;
— лицо, в должностные обязанности которого входит оформление трудового договора.
Кроме оформления трудового договора, при приеме на работу нужно:
1) издать приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1a можно скачать, нажав на них). На приказе работник должен поставить подпись о том, что он с ним ознакомлен;
Образец заполнения Т-1
2) на основании приказа сделать запись о приеме на работу в трудовой книжке. Если у работника нет трудовой книжки, нужно ее оформить;
3) заполнить на работника личную карточку (форма № Т-2 можно скачать) и ознакомить работника с внесенными в нее данными под роспись. Данные для заполнения карточки нужно брать из документов работника (паспорта, документа об образовании, страхового пенсионного свидетельства, а также документов воинского учета) либо из анкеты, которую работник заполнял при приеме на работу (образец анкеты);
4) оформить на работника:
лицевой счет (форма № Т-54 или Т-54а);
— карточку учета сумм начисленных выплат и начисленных на них страховых взносов (можно по форме7, рекомендованной ПФР и ФСС);
— налоговый регистр учета доходов и НДФЛ
Про обязательные документы я писала здесь.