Электронный документооборот (ЭД) подразумевает под собой метод организации работы с различного рода документацией, основная масса которой представлена в электронном виде.

Внедрив в своей компании, предприятии ЭД, вы сможете обеспечить:

• прозрачность, контролируемость руководством любого бизнес-процесса;

• улучшение исполнительной дисциплины;

• снижение затрат времени на достаточно рутинные операции с документацией (её написание, поиск, согласование), какрезультат – ускорение всех процессов в компании;

• конфиденциальность данных (доступ к электронным документам сотрудники получают согласно назначенному им праву пользователя, при этом все операции определённым образом протоколируются);

• лёгкость обучения, внедрения различных инноваций (благодаря специальной системе оповещения можно оперативноознакомить персонал компании с новыми правилами работы, сократив тем самым время их обучения, при этом легко можноизменить маршруты прохождения документации, её шаблоны);

• повышение скорости, качества обслуживания компаний-клиентов).
Все системы, обеспечивающие ЭД, можно условным образом разделить на следующие категории:

• универсальные, «коробочные» системы, которые:

1) воплощают в себе стандартный функционал, вследствие чего не могут в полной мере соответствовать всем потребностям конкретного предприятия, организации;

2) обладают относительно низкой стоимостью;

3) требуют небольших затрат времени на приобретение, установку;

4) требуют покупки лицензии для каждого внедряемого рабочего места.

• индивидуально создаваемые системы, которые:

1) представляют собой максимально персонифицированные приложения;

2) имеют относительно высокую стоимость;

3) требуют дополнительных затрат на покупку нового ПО, обучение персонала;

4) требуют больших затрат времени на установку.

• комбинированные системы, которые:

1) представляют собой базовые платформы, под которые дополнительно разрабатываются требуемые модули;

2) в полной мере соответствуют нуждам клиента;

3) просты в освоении и использовании;

4) обладают удобным интерфейсом;

5) хорошо взаимодействуют с используемыми компанией офисными приложениями.

Внедрение электронного документооборота

ЭД предполагает применение современных технологий, позволяющих существенно оптимизировать, изменить работу компании. Такую систему нельзя внедрять «с нуля». Она требует наличия:

• 100%-ной оснащённости всех рабочих мест ПК, производительность которых будет соответствовать внедряемой программе, средствами связи, имеющими адекватную пропускную способность;

• автоматизированной системы делопроизводства, которая использует ПО, допускающее переход к ЭД;

• готовности руководства организации к использованию на документации электронной подписи;

• отдела, который обеспечит перевод имеющейся бумажной документации в электронный формат.

При внедрении системы ЭД все специалисты, не обладающие постоянным доступом к электронным документам, фактически перестают участвовать в работе. Они смогут только знакомиться с бумагами, при этом исключается их правка, визирование.

Программы электронного документооборота

Сегодня существует огромное число программ по ведению ЭД.

Наибольшее распространение получили следующие:

• «Дело»

Данная простая во внедрении система позволяет автоматизировать все процессы делопроизводства, обеспечивает ведение полностью электронного либо смешанного документооборота компании. Она может применяться в небольших фирмах,различных ведомствах, распределённых холдингах.

На сегодняшний день данная программа в РФ является отраслевым стандартом в области автоматизации документооборота.Этот гибко настраиваемый продукт обладает огромными возможностями для адаптации под потребности конкретной компании.

В системе поддерживаются платформы Microsoft, Oracle, ABBYY и пр. Благодаря открытому API-интерфейсу, «Дело»можно интегрировать с различными бизнес-приложениями, применяемыми в компании, допускается вывод данных в удобном по форме отчёте, формирование запросов конкретного вида, обеспечивается доступ к информации посредством глобальной сети.

Система характеризуется простотой установки, обслуживания, продуманным интерфейсом.

• «Documentum»

Представленная система позволяет рационально управлять документацией крупных компаний, создавать распределённые архивы, обеспечивает лёгкое управление проектами. Она представляет собой открытую, надёжную, масштабируемую программу, созданную для создания, развёртывания решений в области автоматизации.

«Documentum» включает десктоп-клиент (интегрирован в Explorer (Windows)), а также веб-клиент ( основе браузера). Спомощью представленного ПО можно, создав один раз какие-то данные, разместить их в центральном хранилище (собеспечением открытого доступа), после чего некоторым скомпоновать с учётом потребностей конкретных пользователей.

«Documentum» может работать с различными ОС (Виндовс, Линукс, Аикс и пр.), СУБД (Оракл, Sybase, SQL).

• «Босс-Референт»

С помощью указанной корпоративной системы можно организовать управление любыми бизнес-процессами, контроль исполнительной дисциплины, отслеживание текущих договоров с компаниями-клиентами. Она основывается на базе клиент-сервер, в качестве БД используется «Nike» (допускается также применение SQL Server).