Номенклатура дел: особенности составления, оформления

Деятельность любой современной компании, в частности эффективность работы аппарата управления, оперативность, качество решения различного рода вопросов зависят напрямую от того, каким образом организовано использование, а также хранение документации, насколько систематизирован а её классификация (найти быстро требуемую деловую бумагу можно лишь при наличии чёткой классификации).

Простейшая классификация документации — это её объединение/груп пировка в дела (напомним, что под «делом» подразумевается документ/совокуп ность документов, которые относятся к идентичному участку деятельности, вопросу, и помещаются в отдельную обложку).

Что касается номенклатуры дел (НД), то это специальный классификационный справочник, с помощью которого можно определить принцип распределения документации по делам. Он собой представляет список заголовков отдельных дел, заводимых в компании, который имеет систематизированный вид и где указываются сроки хранения бумаг.

НД обязательно должна иметься в любой компании и охватывать всю документацию, которая создаётся в ходе её деятельности.
Номенклатуры дел: направления её использования

• С помощью НД осуществляется систематизация любой документации (она является своеобразным планом распределения бумаг), определяется система её хранения. Она, вместе с тем, позволяет формировать документы в «физические» дела, упорядочивает распределение, поиск, а также хранение файлов/электронн ой документации на уровне БД/файловой системы.

• В НД содержатся сведения о времени хранения деловых бумаг (при формировании документации в дела согласно принятой номенклатуры намечается примерный срок хранения бумаг, то есть осуществляется экспертиза их ценности).

• Номенклатура — основной учётный документ делопроизводства . Т. к. в ней закрепляется индексация дел, она может применяться при регистрации документации (зачастую индекс дела по НД является составной частью регистрационного номера деловой бумаги).

• Из НД может получить много интересной информации при изучении организационной структуры компании. На её основе выполняется опись дел постоянного (от 10 лет), временного хранения. Помимо этого, она может применяться в качестве схемы для построения справки-картотек и на исполненные бумаги.
Номенклатуры дел: основные разновидности

Сегодня выделяется 3 типа НД. Так, она может быть:

• типовой (устанавливает состав дел, заводимых однотипными компаниями);

• примерной (устанавливает приблизительный список дел, на которые распространяется её действие, с указанием их индексов (обладает рекомендательным характером));

• индивидуально разработанной (разработанная с учётом структуры, нужд конкретной организации).

В большинстве случаев разработка примерных, типовых НД производится вышестоящими компаниями для их подведомственных структур.

Говоря подробнее об индивидуальном типе номенклатуры, стоит отметить, что в неё переносятся из типовых, примерных номенклатур заголовки дел, которые планируется завести в делопроизводстве , при этом они конкретизируются с учётом специфики её функционирования . Что касается предусмотренных сроков хранения бумаг, то они остаются без изменений.
Составление и утверждение НД

Номенклатуру дел нужно оформлять на фирменном бланке организации. Она при этом должна визироваться начальником архива либо иным лицом, которое ответственно за архивное дело, а также подписываться человеком, ответственным за делопроизводство . После того, как представленный классификационны й справочник будет одобрен экспертной комиссией, он согласовывается в экспертно-провер очной архивной комиссии, и в конце концов передаётся на утверждение руководителю компании. Когда все этапы будут пройдены, НД отправляется по структурным подразделениям для применения в работе.

НД на очередной год составляется в 4 квартале текущего года, в действие вводится — с 1-го января. Напомним, что она должна как минимум единожды в 5 лет согласовываться с архивом. При значительном изменении структуры компании, её функций, НД должна быть разработана заново!

Составляя НД, нужно руководствоваться:

• штатным расписанием;

• уставом/положением об компании;

• НД, составленной в более раннем периоде;

• перечнем существующих в организации подразделений;

• описями дел;

• принятыми регистрационными формами;

• ведомственными/типовыми списками документации;

• примерными, типовыми НД.

Пример разделов номенклатуры дел:

Образец разделов номенклатуры дел

 

В колонке «1» указываются индексы дел, содержащихся в номенклатуре. Они зачастую включают цифровое обозначение подразделения, № заголовка дела по НД (например, 01-02). Рекомендуется, чтобы для разных подразделений индексы для однородных дел были идентичными.

В колонке «2» заголовки размещаются согласно порядку важности документации, входящей в дела, их взаимосвязи. В первую очередь прописываются заголовки дел организационно-р аспорядительной документации, далее – постановлений и приказов, затем – плановых, отчётных бумаг.В колонке «1» указываются индексы дел, содержащихся в номенклатуре. Они зачастую включают цифровое обозначение подразделения, № заголовка дела по НД (например, 01-02). Рекомендуется, чтобы для разных подразделений индексы для однородных дел были идентичными.

Если заголовки заводятся по корреспондентско му, географическому признаку, их заносят в НД по алфавитному порядку.

Колонку «3» заполняют в конце года. Здесь указывается общее число дел (частей, томов).

В колонке «4» содержится информация о времени хранения дел, № статьи по перечню (может быть ведомственным, типовым и пр.).

В столбец «5» можно заносить пометки о заведении дела, его выделении к уничтожению и пр.