Служебная переписка на предприятии
Служебная переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. рекомендуется.
Подготовка письма включает следующие стадии:
— изучение существа вопроса;
— сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;
— подготовка проекта письма;
— согласование проекта (при необходимости);
— подписание руководителем.
Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости как информационно-справочный материал. Составление текста письма и его оформление требуют творческого подхода. Каждый руководитель и каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но и способным формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.
Письмо должно имеет реквизиты:
- Наименование организации и ее справочные данные;
- дата, регистрационный номер;
- ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);
- адресат;
- заголовок к тексту (отвечающий на вопрос «о чем?»);
- текст;
- отметка о наличии приложений;
- подпись;
- отметка об исполнителе.
В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Необходимо придерживаться доброжелательного и вежливого тона, использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. В переписке используется следующие формы изложения:
- от первого лица единственного числа (прошу);
- от первого лица множественного числа (просим);
- от третьего лица единственного числа (организация просит);
- от третьего лица множественного лица ( трудовой коллектив просит);
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
— «Согласно контракту № 24 нами получена 26.01.2008 партия № 3 телевизоров «Sony», в которой обнаружен 1 (Один) телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от … № …)…».
В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор».
Служебная переписка включает много видов и разновидностей служебных писем
Письмо-просьба. Излагая какую-либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению. Такое письмо, как правило, начинается со слов:
- Просим оказать содействие…
- Прошу Вас…
- Просим принять участие…
- Прошу довести до сведения…
- Просим выслать в наш адрес…
Письмо-запрос — представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах. В письме используются выражения:
- Просим предоставить…
- Просим отразить следующие вопросы…
Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать. Используются выражения:
- Прошу высказать Ваше мнение о…
- Прошу Вас дать поручение разработать…
- Просим Вас выразить письменную поддержку…
- Надеемся на плодотворное сотрудничество…
Сопроводительное письмо — сообщает факт отправки прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей. Обычно начинается со слов:
- Направляем информацию…
- Представляем на утверждение…
- Посылаем литературу…
- Высылаем план…
Гарантийное письмо — составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации. Может содержать следующие фразы:
- Оплату гарантируем…
- Качество услуг гарантируем…
- Предприятие гарантирует…
Письмо-подтверждение – направляется для подтверждения получения документов и материальных ценностей. В случае необходимости приводится краткий перечень полученных документов и ценностей. Ключевым словом в таком письме является слово «Подтверждаем».
Эти письма начинают так:
- Подтверждаем…
- Организация подтверждает…
- С благодарностью подтверждаем…
Письмо-извещение – сообщает или подтверждает что-либо. Обычно они являются ответом и начинаются со слов:
- Сообщаем…
- Доводим до вашего сведения…
- Ставим Вас в известность…
Письмо–напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. В этих письмах используются такие модели:
- Напоминаем, что…
- Напоминаем Вам, что…
Письмо-приглашение и письмо–поздравление — может адресоваться конкретному должностному лицу или нескольким лицам. Они могут начинаться словами:
- Просим принять участие…
- Приглашаем Вас на …
- Просим направить представителя…
- Поздравляем Вас…
- Сердечно поздравляем Вас…
Эти письма могут оформляться на любом формате, с использование любого шрифта и цвета.
Циркулярные письма — это письма от вышестоящей организации. Как правило, они носят распорядительный характер. Письма оформляются не менее чем в 2-х экземплярах.
