Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
Различают следующие службы ДОУ:
1. В министерствах и ведомствах — управление делами. В него включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
2. На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, ВУЗах и других организациях — отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив;
3. В Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;
4. В совместных предприятиях (организациях) — правлением; в акционерных обществах — учредительной конференцией; в кооперативах — общим собранием членов кооператива;
5. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другие специально назначенные лица1, секретарь-референт.
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:
Совершенствование форм и методов работы с документами.
Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный (центральный) архив в соответствии с действующими нормативами.
Сокращение документооборота, количества форм документов.
Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (министерстве) и подведомственной системе.
Разработка и внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники2.
Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним образованием. Наименования должностей работников службы ДОУ должны соответствовать «Общесоюзному классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов».
Служба ДОУ осуществляет следующие функции:
разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно-справочная работа;
организация рассмотрения и подготовки документов, контроль за правильностью оформления документов на подпись руководству;
регулирование, обобщение и информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов;
разработка номенклатуры дел организации, хранение и оперативное использование номенклатуры дел;
организация машинописного изготовления, копирования; проектирование бланков документов;
организация работы по заявлениям граждан;
контроль за работой с документами в структурных подразделениях, совершенствование форм и методов работы с документами;
контроль сдачи дел, организация работы архива;
проведение совещаний и консультирований, повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов;
организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ3.
Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации.
Деятельность службы ДОУ регламентируют и обеспечивают нормативно-методические документы, государственные и отраслевые стандарты.
Итак, организация труда работников служб документации включает в себя решение следующих вопросов.
Четкое организационное построение службы документации (канцелярий), выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами.
Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников. Учреждения можно делить в зависимости от документооборота на три основные формы (централизованную, децентрализованную и смешанную) и на категории по ЕГСД:
1-я категория — предприятия (учреждения) с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;
2-я категория — от 25 000 до 100 000 документов в год;
3-я категория — от 10 000 до 25 000 документов в год;
4-я категория — до 10 000 документов в год.
В учреждениях 1-3 категорий работа с документами осуществляется канцелярией, 4-й категории — секретариатом. Для каждой категории существуют типовые схемы канцелярий.