Рабочие дни секретаря редко бывают похожи по содержанию друг на друга: в один день проводится совещание, в другой идет прием посетителей и т. д. Примерную схему рабочего дня можно представить следующим образом:

Начало рабочего дня.

1. Прийти на работу за 15 мин до прихода руко­водителя, с тем чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в поря­док, просмотреть план на предстоящий день, уточнить дату на календарях.
2. Подобрать в соответствии с планом на текущий день нужные документы и дела.
3. Получить в экспедиции корреспонденцию, вскрыть конверты, ознакомиться с содержанием и за­регистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. По осталь­ным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю кор­респонденцию, предварительно не проработав ее. Ре­комендуется для облегчения ознакомления руководи­теля с корреспонденцией выделять основную мысль документа путем подчеркивания. Кроме того, секре­тарь должен подобрать документы, относящиеся к во­просам,  содержащимся в корреспонденции, чтобы ру­ководитель мог глубже изучить проблему и принять нужное решение.
4. Доложить руководителю о корреспонденции.
5. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на сле­дующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометы в своих за­писях. Выполненные или отмененные мероприятия вычеркнуть. Нужно уточнить соответствие записей в своем дневнике и дневнике руководителя. Последо­вательность мероприятий должна быть одинаковой. Разница будет в мероприятиях секретаря по выпол­нению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись: «в 15.00 быть на совещании в головном офисе», то у секретаря она будет выглядеть так: «14.30 — напомнить о совещании в головном офисе в 15.00, позвонить в транспортный отдел либо водителю, чтобы подали машину к подъезду не позднее 14.40».
6. Передать по телефону или лично указания ру­ководителя соответствующим исполнителям, напом­нить исполнителям об истекающих сроках исполне­ния документов.
7. Стенографирование указаний и распоряжений руководителя и их расшифровка. Как правило, руко­водитель и секретарь устанавливают постоянное вре­мя для этой работы в первой половине дня, продол­жительность около получаса.
8. Работа с посетителями, телефоном (в течение всего дня).
9. Подшивка документов в дела.
10. Выполнение машинописных работ.
11. Организация копирования и размножения до­кументов в соответствии с указаниями руководителя.

Во второй половине дня.

1. Продолжение работы с телефоном и посетите­лями.
2. Повторно получить и обработать корреспон­денцию из экспедиции. Собрать и подготовить для подписи исполненные документы. Подготовить все к докладу.
3. Наметить мероприятия на следующий день.
4. Доложить руководителю о поступившей кор­респонденции и исполненных документах, взять у ру­ководителя отработанные им документы.
5. Обработать и отправить исходящую коррес­понденцию через экспедицию.

В конце рабочего дня.

1. Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие службы о необходимости под­готовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).
2. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необхо­димой информацией.
3. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ все шкафы с докумен­тами, выключить из сети технические средства.

От того, насколько рационально будет спланиро­вано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководи­теля.

Хороший секретарь считает непреложной обязан­ностью проявлять тактичное внимание к руководите­лю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимопони­мание достигнуто, руководитель может передать сек­ретарю право решения некоторых вопросов.

Одна из главных задач секретаря-референта — умение быть чутким посредником между руководителем и сотруд­никами. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум уси­лий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и ха­рактер руководителя, секретарь может в случае не­обходимости оказать помощь сотрудникам в органи­зации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу и т. п. Нужно помнить о том, что секретарь обязан быть лояльным к недостаткам ру­ководителя и по возможности компенсировать их своей работой. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подраз­делений своего учреждения, а также вышестоящих и подведомственных организаций. Это поможет более оперативному решению различных повседневных во­просов: необходимость получения срочной информа­ции, оказания помощи в решении текущих вопросов и т. п. Недопустимы фамильярные отношения с со­трудниками, проявления высокомерия, бюрократизма и равнодушия. В некоторых случаях секретарю при­ходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указа­ния, контролировать их выполнение. В практике се­кретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь мно­гое зависит от профессионализма и гибкости поведе­ния секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.