Организация работы офиса является непростой задачей перед тем, кто начинает работать в молодой компании или после переезда в новые помещения, например, при открытии нового офиса большой компании.

Самое сложное — не растеряться. На начальных этапах будет правильным создать в кладовке запас «необходимостей»: припрячьте все вещи по нескольку штук сверх необходимого рас­считанного количества.

Важнейшие первоначальные закупки:

— чистящие и моющие средства, включая средства по уходу за компьютерами, монито­рами и прочими предметами;

— аптечка;

— канцелярия и т.п.

Необходимо обсудить с уборщицей фронт работ и все, что ей понадобится для поддержания чистоты. Особое внимание уделите туалету. Постарайтесь покупать мягкую, многослойную бумагу, сейчас у них цены почти одинаковые получаются, если покупать упаковками, жидкое мыло, освежители воздуха, одноразовые (бумажные) полотенца для диспенсеров.

Об аптечке кроме вас о ней никто и не вспомнит. В офисе всегда должен быть необходимый минимум лекарств для экстренных случаев. Думаю, ни один работодатель не будет препятствовать приобретению лекарств для своих сотрудников. Если будет препятствовать, то вы можете ссылаться на ТК РФ, глава 36, ст. 223 Санитарно-бытовые и лечебно-профилактическое обслуживание работников. Необходимые в аптечке лекарства:

 — «от сердца» (валидол, корвалол, валерьянка, нитроглицерин, папазол);

— «от желудка» (активированный уголь, «Ренни», но-шпа, фталазол или имодиум);

— от гриппа, простуды и т. п. (аспирин, антигриппин, парацетамол, ремантадин и т. д.);

 — от аллергии и астмы (супрастин или диазолин, тавегил, эуфиллин);

— для обработки травм (жгут, стерильный и нестерильный бинт, марганцовка, йод, лейкопластырь);

— анальгетики (темпалгинили тетралгин, анальгин, аскофен-П или цитрамон и т. д.).

Как выяснилось, лекарственные средства в состав минимального аптечного набора не входят. Отсутствие лекарственных средств объясняется тем, что назначить их может только врач. Но я их в состав аптечки включила, т.к. часто бывает, что сотрудник эти лекарства пьет обычно, а на работе не оказалось.

Я в офис приобрела аптечку первой помощи работникам ФЭСТ, там в составе все то, что включено в законе. Эти аптечки можно легко заказать в интернет-магазинах.

Итак, канцелярия. Я бы посоветовала оформить специальный бланк заказа канцтоваров. Пример можете скачать тут. У вас всегда должны быть, и с запасом, ручки, карандаши, старательные резинки, степлеры (как минимум два: большой, на скрепки №24/6, и ручной №10), ножницы, дырокол, клей, скотч (широкий и стандартный, купите еще массивную подставку), линейки, канцелярские ножи, точилка для карандашей, текстовыделители разных цветов, маркеры, скрепки,-бумага для заметок, клейкие листки, папки-кармашки и уголки, скоросшиватели и/или папки с зажимами, несколько папок на кнопке, на липучке или на молнии. А также — скрепки для степлера, грифели для автоматических карандашей и прочие расходные материалы. Еще вам могут понадобиться стаканчики и настольные органайзеры, а я заказываю готовые наборы.

Создайте запас бумаги разного качества для записей и офисной техники, конвертов (как минимум А4, А5 и «евро», лучше покупать конверты с отрывной полосой). Еще очень полезная вещь — резинки для денег, их у меня просят обычно сотрудники бухгалтерии.

Нужен будет список телефонов всех служб, помощь которых может потребоваться в той или иной ситуации. Телефоны есть у местных отделений милиции и неотложной помощи; вы должны знать, куда звонить в случае пожара, отключения элек­тричества, протечки труб водопровода и канализации. Запаси­тесь городским справочником.

Кроме того, обязательно купите и постоянно ведите теле­фонную книжку и визитницу. Вы должны записать и иметь под рукой все контактные телефоны всех сотрудников организа­ции; храните их в доступном месте, чтобы этим листком могли пользоваться все, даже когда вас нет в офисе.

Если вы приходите в сложившийся коллектив на освободив­шееся по тем или иным причинам место офис-менеджера, система, скорее всего, уже создана вашим предшественником. Однако помните, что многое в офисе делается по инерции, поэтому не лишним будет постепенно проверить то, что досталось вам по наследству на предмет целесообразности и актуальности элемен­тов системы или что-то поменять по своему опыту. И не стоит выказывать негативно о своем предшественнике, это неэтично. А вот поставщица канцтоваров можно поменять,  если будет более выгодное предложение. Успехов Вам в Вашей работе, дорогой читатель!

Заявка на канцтовары