Проверка Государственной инспекцией труда (проверка ГИТ), обязательные документы организации, предприятия

О проведении плановой проверки юридическое лицо, индивидуальный предприниматель уведомляются органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля не позднее чем в течение трех рабочих дней до начала ее проведения посредством направления копии распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля о начале проведения плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом.

Так предусмотрено ст. 9 Закона о защите прав юридических лиц.

Что имеет право потребовать ГИТ при проверке?

Чаще требуют учредительные документы работодателя, лицензии и специальные разрешения. Эти документы не создаются и не хранятся в кадровой службе, поэтому инспектору ГИТ представляются их копии.

Работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Они могут стать предметом внимания инспектора, тем более что наличие некоторых локальных нормативных актов является строго обязательным. Расмотрим их:

К локальным нормативным актам, которые обязательны для всех работодателей независимо от специфики их деятельности, относятся: штатное расписание (ч. 2 ст. 57 ТК РФ), Правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ), график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Часть 4 ст. 135 ТК РФ требует наличия у работодателя документов, устанавливающих систему оплаты труда, п. 8 ст. 86 ТК РФ – документов, устанавливающих порядок обработки персональных данных. Это могут быть как отдельные локальные нормативные акты, например Положение об оплате труда и материальном стимулировании, Положение о персональных данных и другие, так и отдельные разделы в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним – это те документы, которые наиболее часто требуются инспекторам для проведения любых проверок. Обращайте внимание на правила оформления, учета, хранения этих документов. Не забывайте и о том, что трудовые договоры и все изменения к ним создаются в двух экземплярах, и на работодателя возлагается обязанность доказать, что работник получил экземпляр договора.

 Обратите внимание: если в ваших Правилах достаточно подробно закреплены вопросы оплаты труда и правила обработки персональных данных работников, то требование об обязательном наличии отдельных документов по этим вопросам необоснованно.

Инспектор ГИТ, проверяя наличие у работодателя обязательных документов и изучая их содержание, может обратить внимание на условия ознакомления работников с их положениями. При приеме на работу (до подписания трудового договора) каждый работник должен быть письменно ознакомлен с документами, касающимися выполнения его работы. Со всеми изменениями, вносимыми в локальные нормативные акты, работников нужно ознакомить под роспись. В связи с этим будьте готовы представить доказательства, что все работники знакомятся с локальными нормативными актами и вносимыми в них изменениями своевременно и под роспись.

При проведении комплексных и тематических проверок должностные лица ГИТ могут проверять и другие документы, создаваемые кадровой службой: приказы по личному составу (о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, об увольнении, о командировании, о поощрении, об отстранении от работы, об изменении фамилии и др.), первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда (личные карточки работников, табели учета рабочего времени, записки-расчеты) и др.