Протокол – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений. В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности. Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы содержат не только суть, но и характер обсуждения.

Текст протокола состоит из вводной и основной части. Во вводной части указывают данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование ­начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ, печатают от левого поля формуляра.

Если выступлений и обсуждений не было, то часть «ВЫСТУПИЛИ» просто не включается; тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)»

При подготовке к собранию либо  заседанию:

формулируются вопросы повестки дня, по которым должны быть приняты решения;

определяется состав докладчиков;

подбираются соответствующие материалы (проекты документов), которые требуют обсуждения и утверждения, тексты докладов и т.п.

Во время заседания секретарем ведется запись хода обсуждения вопросов повестки дня и принимаемых по ним решений. Наиболее важные заседания могут стенографироваться, доклады и выступления – записываться на диктофон. Все эти материалы являются основой для последующего составления протокола.

Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги и должен содержать т следующие реквизиты:

— наименование вида документа;

— наименование организации;

— место издания;

— дату и регистрационный номер протокола;

— заголовок к тексту;

— текст;

— подписи.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на собрании. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол (визы проставляются на левом поле документа). Протокол датируют тем числом, когда происходило описываемое событие. Если оно продолжалось с перерывами в течение нескольких дней, то через тире указывают даты его начала и окончания. До сотрудников предприятия принятые решения доносят в виде копии протокола либо в виде выписки, содержащей раздел «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Протоколы имеют постоянный срок хранения.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу. Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола. При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.4 Типовой инструкции, существуют «инновации в оформлении», которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов. К ним в первую очередь можно отнести:

— исключение из вводной части повестки дня;

— центрирование наименования вопроса и подчеркивание его одной чертой ниже последней строки;

— оформление информации о присутствующих;

— правила оформления основной части.